Die verpflichtende E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze eingeführt. 

1. E-Rechnung gemäß Norm EN 16931 

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. 

2. Alle Unternehmen werden in der Pflicht sein 

Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben. 

3. Übergangsregelungen 

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. 

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen. 

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann. 

4. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht 

Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten. 

5. Aufbewahrung der elektronischen Rechnung

Elektronische Rechnungen (und alle dazugehörigen Dokumente) müssen, ebenso wie die Papierrechnung, mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalendervierteljahrs, in dem die Rechnungsausstellung erfolgt. Dennoch gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und die Grundsätze zum Datenzugriff bzw. der Prüfbarkeit digitaler Medien trotz der Neuerungen des Steuervereinfachungsgesetzes weiterhin. Eine Archivierung der elektronischen Rechnungen auf CD-ROM oder Mikrofilm ist möglich. Nicht erlaubt ist dagegen eine ausgedruckte Form der Rechnung. Wird eine elektronische Rechnung während der Aufbewahrungsfrist unleserlich, darf sie nicht berichtigt werden, da eine nachträgliche Änderung nicht zulässig ist.

Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann.

Die Frist von zehn  Jahren gilt auch dann, wenn die elektronische Rechnung nicht mit einem expliziten Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht versehen ist.

Werden die Aufbewahrungspflichten verletzt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.

Hinweis für kleine Unternehmen

Für viele Unternehmen mag der Versand einer E-Mail eine Vereinfachung des täglichen Geschäftslebens darstellen. Jedoch ist die Archivierung von unterschiedlichen Dateiformaten auf lange Sicht umständlich, da die schnelle Hard- und Softwareentwicklung die geforderte lesbare Aufbewahrung der Dateien für mindestens zehn Jahre verkompliziert. Gerade kleinere Unternehmen sollten vor der Annahme von elektronischen Rechnungen ihre Ressourcen überprüfen und abwägen, ob diese Variante für sie in Frage kommt.